Préparer un rendez-vous de prise de mandat : la liste de contrôle

Préparer un rendez-vous de prise de mandat, c’est arriver chez le vendeur en sachant déjà ce que son bien vaut sur le marché, ce qui manque à son dossier et ce qu’il risque de vous opposer. Ce guide en est la version pratique : ce qu’il faut réunir avant, comment conduire le temps passé sur place, et ce qui doit partir le jour même. Pourquoi cette préparation pèse plus lourd que le prix annoncé est traité dans le guide sur la prise de mandat immobilier. Ici, on passe à la liste.

Une règle vaut pour tout ce qui suit : chaque élément préparé doit servir devant le vendeur, sous la forme d’une question à poser, d’une référence à montrer ou d’une pièce à réclamer. Ce qui ne sert à rien de tout cela peut rester au bureau.

1. Avant : les données du secteur

Quatre sources, toutes accessibles depuis votre bureau. Consultez-les dans cet ordre : chacune précise la précédente.

Les ventes réelles autour du bien

Les ventes enregistrées par l’administration fiscale se consultent gratuitement sur le site public DVF. Retenez une poignée de ventes comparables (même type, surface voisine, même rue ou même quartier), puis écartez celles que vous ne défendriez pas devant un acquéreur. Pour chacune, notez ce que la base ne dit pas et que vous chercherez sur place : l’état, l’étage, l’exposition. Cherchez aussi la vente du bien lui-même. Si le vendeur l’a acheté dans la période couverte, son prix d’achat y figure, et c’est souvent le plancher qu’il a en tête. Les limites de cette donnée sont détaillées dans le guide sur les données DVF.

Les annonces concurrentes, et depuis quand elles sont en ligne

Les biens en vente à quelques rues donnent le marché du moment, mais ce sont des prix espérés. Pour le rendez-vous, leur histoire compte plus que leur prix : depuis combien de temps l’annonce est en ligne, combien de fois son prix a baissé, si elle a disparu puis réapparu. Une annonce comparable qui stagne depuis des mois au prix que votre vendeur espère répond mieux que vous à l’envie d’« essayer plus haut ». Faites une capture datée de chacune : une annonce retirée ne se montre plus.

Le DPE du bien, et ceux du voisinage

Demandez le diagnostic de performance énergétique au vendeur dès la prise de rendez-vous, et regardez sa date. Selon la fiche Service Public du DPE, les DPE réalisés entre le 1er janvier 2018 et le 30 juin 2021 ne sont plus valables depuis le 1er janvier 2025 et doivent être refaits en cas de mise en vente ; ceux réalisés depuis le 1er juillet 2021 valent dix ans. Or l’annonce de vente doit afficher les classements énergétique et climatique du bien : sans DPE valable, pas d’annonce conforme. Les DPE des logements voisins, publiés par l’ADEME, situent le bien dans son immeuble ou sa rue, et préparent la conversation sur les travaux si l’étiquette est mauvaise.

Le cadastre, l’urbanisme et les risques

La parcelle sur le cadastre (surface, forme, voisins), le zonage et les servitudes sur le Géoportail de l’urbanisme, les risques répertoriés sur Géorisques. Le passage est rapide, et il évite la pire situation du rendez-vous : découvrir sur place un emplacement réservé, une zone inondable ou une possibilité de division que le vendeur, lui, connaissait. C’est aussi là que naissent les questions qui ne s’improvisent pas : « le passage au fond du terrain, il est écrit dans votre titre ? »

2. Avant : les pièces à demander au vendeur

Envoyez la liste par écrit au moment où le rendez-vous est fixé, adaptée au bien. Un vendeur qui rassemble ses papiers avant votre venue s’est déjà engagé dans la démarche, et vous arrivez avec un dossier plutôt qu’avec la promesse de le compléter. Ce qu’il n’a pas trouvé devient le premier point de la visite.

Ces pièces ne relèvent pas du confort. L’agent a un devoir de conseil : il vérifie notamment le titre de propriété du vendeur, le consentement des deux époux pour un bien commun ou de tous les indivisaires, et, pour une société civile immobilière, ses statuts et la décision d’assemblée qui autorise la vente. C’est écrit sur la fiche Quelles sont les obligations de l’agent immobilier envers ses clients ? de Service Public.

Pour tous les biens

Le titre de propriété : la désignation exacte, les références cadastrales, les servitudes, la date et le prix d’achat.
Le dernier avis de taxe foncière : l’acquéreur le demandera, et il entre dans le coût de détention qu’il calcule.
Les diagnostics déjà réalisés, en commençant par le DPE. Ils forment le dossier de diagnostic technique, que le vendeur joint à la promesse ou à l’acte de vente. La liste dépend du bien : plomb si le logement date d’avant 1949, amiante si le permis de construire est antérieur au 1er juillet 1997, électricité et gaz si l’installation a plus de quinze ans, puis termites, assainissement, bruit des aéroports ou état des risques selon la zone. Le détail est sur la fiche Quels sont les diagnostics immobiliers à fournir en cas de vente d’un logement ?
Les factures et autorisations des travaux : rénovation, extension, véranda, piscine. Les factures justifient une partie du prix ; une autorisation manquante se découvre avant l’acquéreur, pas après lui.
Le bail, si le bien est loué : loyer, date, type de bail. Un bien vendu occupé ne s’estime pas comme un bien libre.

En copropriété

Au plus tard à la signature de la promesse, le vendeur remet à l’acquéreur une série de documents sur la copropriété, et le délai de rétractation de l’acquéreur ne commence qu’à la remise des principaux d’entre eux (fiche synthétique, règlement, procès-verbaux, charges). C’est détaillé sur la fiche Vente d’un logement en copropriété. Autant les demander dès le premier rendez-vous :

la fiche synthétique de la copropriété ;
le règlement de copropriété et l’état descriptif de division, avec leurs modificatifs publiés ;
les procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années ;
le carnet d’entretien, le plan pluriannuel de travaux, et le diagnostic technique global s’il existe ;
les charges payées sur les deux derniers exercices, et la part du fonds de travaux attachée au lot ;
le mesurage de la surface privative (loi Carrez).

Les procès-verbaux sont la pièce la plus utile au rendez-vous. Un ravalement voté, un litige avec le syndic ou une réfection de toiture à l’étude changent la discussion sur le prix, et mieux vaut l’apprendre en les lisant que de la bouche d’un acquéreur.

Pour une maison

le plan cadastral et, s’il existe, un plan de bornage ;
les permis de construire ou déclarations préalables des agrandissements, abris et piscines ;
le contrôle de l’assainissement, si la maison n’est pas raccordée au réseau public ;
l’audit énergétique, si le DPE classe la maison E, F ou G. En métropole, il est obligatoire pour la vente des maisons et des immeubles en monopropriété ainsi classés, et le rapport est remis dans le mois qui suit la visite de l’auditeur (fiche Audit énergétique en cas de vente). S’il n’existe pas, c’est la première chose à faire commander.

Selon la situation du vendeur

Succession : les actes du notaire chargé de la succession, et la liste des héritiers. Tous les indivisaires devront consentir à la vente.
Couple marié, ou séparation en cours : les deux époux consentent à la vente d’un bien commun.
Société civile immobilière : les statuts, et la décision d’assemblée qui autorise la vente.

Le rendez-vous se prend avec tous ceux qui signeront. Un mandat discuté avec un seul des propriétaires se renégocie avec les autres.

3. La veille : une page de préparation

Elle n’a pas à être belle, elle doit être prête. Quatre lignes suffisent :

votre fourchette provisoire, avec les ventes qui la portent. Vous ne l’annoncerez qu’à la fin, et la visite peut la déplacer ;
ce que vous devez vérifier sur place : l’état réel, l’étage, la vue, ce que les diagnostics signalent ;
les objections les plus probablespour ce vendeur-là, et la pièce qui y répond : une vente, une annonce qui stagne, un procès-verbal ;
ce que vous demanderez en partant : un mandat, et lequel, ou une date pour la suite.

Si vous ne savez pas ce que vous demanderez à la fin, le rendez-vous n’est pas prêt.

4. Pendant : le déroulé du rendez-vous

Cinq temps, dans cet ordre, qui gardent le prix pour la fin.

Le cadre.Confirmer le temps disponible, qui est présent, et ce qui va se passer : visite, échange, restitution, suite. Un vendeur qui connaît le programme n’attend pas le prix dès l’entrée.
La visite, guidée par le vendeur. Il montre ce dont il est fier, vous notez ce que vous voyez. Mesurez, photographiez, et rapprochez ce que vous observez de ce que disent les diagnostics.
La découverte. Les questions de la section suivante, assis, après la visite, quand le vendeur a déjà parlé de son bien.
La restitution.Le chemin avant le chiffre : les ventes réelles, les annonces concurrentes et leur ancienneté, votre lecture du bien, puis la fourchette, posée comme une conclusion. La méthode d’estimation détaille ce chemin.
La demande. Le type de mandat, ce que vous ferez et comment vous en rendrez compte, le prix de présentation, et la date de la prochaine étape si la signature n’a pas lieu le jour même.

Un ou deux rendez-vous ? Quand le dossier est complet et la préparation faite, tout peut tenir en une fois. Quand des pièces manquent, qu’un des propriétaires est absent ou que la visite révèle un point à vérifier (une autorisation de travaux, une servitude), mieux vaut revenir avec la restitution que donner un prix que vous corrigerez ensuite. Le second rendez-vous n’est pas un aveu, c’est une promesse tenue.

5. Les questions de découverte

Elles servent à comprendre le projet du vendeur autant que son bien. Les réponses décident du type de mandat, du prix de présentation et du rythme de la vente.

Le projet

Pourquoi vendez-vous, et pour aller où ?
Avez-vous déjà trouvé, ou acheté, votre prochain logement ? Avez-vous un délai ?
Que se passe-t-il pour vous si la vente prend plus de temps que prévu ?

La décision

Qui est propriétaire, et qui doit être d’accord pour signer ?
Qui d’autre donnera son avis : un enfant, un notaire de famille, un ami du métier ?
Combien d’agences avez-vous rencontrées, ou allez-vous rencontrer ?

Le bien et son histoire

Quand l’avez-vous acheté, et quels travaux avez-vous faits depuis ?
Qu’est-ce qui vous a fait choisir ce logement ? C’est souvent l’argument de vente de demain.
Qu’est-ce qu’un acheteur pourrait reprocher au bien ? Y a-t-il un point que je dois connaître avant de le présenter ?
Un crédit court-il encore sur le bien ?

Le prix et le passé

Avez-vous un prix en tête, et d’où vient-il ?
Le bien a-t-il déjà été mis en vente ? Depuis quand, à quel prix, avec qui, et qu’en avez-vous retenu ?
S’il y a eu des visites, qu’ont dit les visiteurs ?

« D’où vient ce prix ? » est la question la plus utile de la liste. Un chiffre qui vient d’un site d’estimation en ligne, de la vente du voisin ou du prix d’achat augmenté des travaux ne se discute pas de la même façon.

6. Les objections fréquentes, et comment y répondre

Une objection n’est pas un refus : c’est une question que le vendeur formule comme il peut. La réponse tient presque toujours dans une pièce préparée la veille.

« Une autre agence m’a estimé plus cher. »

Ne discutez pas le chiffre de l’autre, demandez sur quoi il repose. Puis montrez le vôtre : les ventes retenues, celles que vous avez écartées et pourquoi, les annonces concurrentes au prix évoqué et depuis combien de temps elles sont en ligne. Le vendeur ne peut pas savoir qui a raison sur le prix ; il peut voir qui a montré ses sources.

« On peut toujours essayer plus haut, on baissera si besoin. »

Les captures d’annonces de la veille servent ici : des biens comparables, en ligne depuis des mois, avec leurs baisses successives. Si le vendeur maintient son choix, convenez dès maintenant, par écrit, du moment où l’on reparlera du prix et des critères qui le décideront, comme le nombre de visites et les retours des acheteurs. La baisse se discutera alors sur des faits convenus ensemble, pas sur votre parole contre la sienne.

« Je préfère un mandat simple, pour multiplier les chances. »

Répondez sur ce que l’exclusivité engage. En mandat exclusif, la clause d’exclusivité précise les actions que l’agence s’engage à réaliser et la manière dont elle en rend compte, selon une périodicité définie avec le vendeur (fiche Quel mandat de vente peut-on confier à un agent immobilier ?). Proposez de les écrire devant lui. S’il tient à pouvoir vendre lui-même, le mandat semi-exclusif le permet, avec une seule agence. Le guide mandat exclusif ou simple donne les arguments et un texte à lui envoyer.

« Vos honoraires sont trop élevés. »

Ramenez la discussion au prix net vendeur et à ce que les honoraires couvrent, ligne par ligne, plutôt que de céder tout de suite. Le vendeur peut savoir que les honoraires sont fixés librement et se négocient : Service Public l’écrit sur la fiche des obligations de l’agent. Une remise accordée en échange de l’exclusivité se défend mieux qu’une remise accordée pour clore la discussion.

« Je vais d’abord essayer de vendre seul. »

Ne le contestez pas. Laissez-lui ce qui lui servira dans tous les cas : la liste des diagnostics et des pièces qu’un acquéreur et son notaire lui demanderont, et l’avis de valeur daté. Convenez d’une date pour faire le point. Si l’essai ne donne rien, c’est vers l’agent qui lui a laissé ce dossier qu’il se tournera le plus naturellement.

« Je vais réfléchir. »

Demandez ce qui lui manque pour décider : une pièce, l’avis d’un proche, une autre estimation. Chaque réponse appelle une action précise, et une date de rappel fixée ensemble plutôt qu’une relance au hasard.

« Mon voisin a vendu plus cher. »

Cherchez la vente ensemble dans DVF : si elle date de plus de quelques mois, elle y figure, avec sa date, sa surface et son prix. Comparez ensuite ce que la base ne dit pas : l’étage, l’état, l’extérieur. Soit l’écart s’explique, soit la vente devient une de vos références. Dans les deux cas, vous avez répondu par un fait.

7. Après : compte rendu, relance, et ce que le vendeur garde

Le compte rendu, le jour même

Un courriel court, envoyé le jour même, qui reprend ce que vous avez vu, ce que vous avez compris du projet, la fourchette et ses sources, les pièces qui manquent encore, et la prochaine étape avec sa date. Il se transfère tel quel à ceux qui n’étaient pas là, et il fixe par écrit ce qui a été convenu.

Ce que le vendeur garde

Le vendeur doit garder un document qu’il peut relire : un avis de valeur daté, qui dit d’où vient chaque référence et ce que vous avez retenu ou écarté, à vos couleurs. C’est ce document qu’il posera à côté de ceux des autres agences, souvent seul, plusieurs jours après votre départ.

La relance, avec un fait nouveau

Relancez à la date convenue, et apportez quelque chose : une vente récente dans le quartier, une annonce concurrente qui a baissé, une pièce que vous avez obtenue pour lui. « Avez-vous réfléchi ? » appelle un « pas encore ». Un fait nouveau appelle une conversation.

Si le mandat est signé

Le registre. Tous les mandats y sont inscrits dans l’ordre chronologique, et le numéro d’inscription figure sur l’exemplaire du vendeur (fiches obligations de l’agent et mandat de vente). Le numéro s’attribue donc avant la signature, pas après.
La rétractation. Un mandat signé en dehors de l’agence après un démarchage laisse au vendeur quatorze jours pour se rétracter, à compter du lendemain de la signature. La fiche mandat de vente précise qu’il ne le peut plus si des visites ont déjà commencé avec son accord : si le vendeur veut des visites pendant ce délai, faites-lui confirmer cette demande par écrit, et dites-lui clairement ce qu’elle change.
L’annonce. Elle affiche les classements énergétique et climatique du DPE, d’où l’intérêt d’avoir vérifié sa validité avant le rendez-vous.
La première visite. Si le bien est situé dans une zone à risques, l’état des risques est remis à l’acquéreur dès la première visite (fiche État des risques).
Les comptes rendus. Au rythme promis pendant le rendez-vous, et dès la première semaine.

8. Quel outil pour préparer un rendez-vous de prise de mandat ?

Aucun outil ne remplace la visite, mais chaque ligne de cette liste a le sien. Les sources publiques et gratuites couvrent les données : DVF pour les ventes, le cadastre pour la parcelle, le Géoportail de l’urbanisme pour le zonage, Géorisques pour les risques, la base des DPE de l’ADEME pour l’énergie. Les portails donnent les annonces, à condition de noter vous-même leur ancienneté et leurs baisses. Un tableur et un modèle de courriel suffisent pour la liste des pièces et le compte rendu. Ce qui coûte, c’est le temps de tout rassembler, bien par bien, et de le retrouver le jour de la relance.

Valyo, un outil français de mandat vendeur, réunit cette préparation dans le dossier du bien. Son module Essentiel propose le déroulé conseillé, les questions à poser et les réponses aux objections les plus probables pour ce bien-là. Pendant la visite, vous dictez vos observations, photographiez vos notes manuscrites et déposez les documents du vendeur : tout est classé et résumé, et ce qui reste à vérifier est signalé. Le même dossier porte ensuite l’estimation, et il sort aux couleurs de votre agence. Essentiel peut travailler à côté de votre logiciel de transaction, et vous commencez par un bien.

Après le rendez-vous, dans Valyo, l’estimation figée est horodatée et conservée, pour servir la conversation d’ajustement plusieurs mois plus tard. Le mandat se prépare depuis le dossier du bien, sur une trame de votre agence, et reçoit son numéro au registre avant la signature.

En résumé : la liste de contrôle

Avant

Les ventes réelles comparables, retenues et écartées, et la vente du bien lui-même si elle figure dans DVF.
Les annonces concurrentes, leur ancienneté et leurs baisses, en captures datées.
Le DPE du bien et sa validité, ceux du voisinage.
La parcelle, le zonage, les servitudes et les risques.
Les pièces du vendeur : titre de propriété, taxe foncière, diagnostics, travaux, bail, documents de copropriété ou de la maison, actes propres à sa situation.
La page de la veille : fourchette provisoire, points à vérifier, objections probables, ce que vous demanderez.

Pendant

Le cadre, la visite guidée par le vendeur, la découverte, la restitution, la demande.
Les questions : le projet, la décision, l’histoire du bien, le prix et d’où il vient, les mises en vente passées.
Une pièce préparée pour chaque objection probable.

Après

Le compte rendu le jour même, avec les pièces manquantes et la prochaine date.
L’avis de valeur daté et sourcé, à vos couleurs, que le vendeur garde.
Une relance à la date convenue, avec un fait nouveau.
Si le mandat est signé : le numéro au registre avant la signature, l’information sur la rétractation, un DPE valable pour l’annonce, l’état des risques dès la première visite.

Chaque ligne de cette liste répond à une question que le vendeur se posera, avec ou sans vous. Mieux vaut qu’il trouve la réponse dans votre dossier.